# KI-Dokumentation in der Praxis einführen: Schritt für Schritt Eine KI-Dokumentation einzuführen heißt vor allem, Abläufe festzulegen: wer informiert die Patienten, wer prüft die Notiz, wie wird getestet. Dieser Artikel führt durch die Schritte von der Auswahl bis zum Alltag. ## Ziel festlegen Bevor Sie KI in der Arztpraxis einführen, legen Sie fest, was sich ändern soll. Typische Ziele sind vollständigere Notizen, weniger Nacharbeit am Abend oder mehr Blickkontakt mit der Patientin während des Gesprächs. Schreiben Sie das Ziel auf und auch, woran Sie nach einigen Wochen erkennen, ob es erreicht ist. Ein klares Ziel hilft bei der Auswahl. Wer vor allem Behandlungsnotizen in der Zahnmedizin braucht, achtet auf andere Punkte als eine Praxis, die Briefe an Überweiser schreibt. Eine Checkliste für den Vergleich finden Sie unter [KI-Dokumentation auswählen](/de/ki-dokumentation-auswahl). ## Datenschutzbeauftragten früh einbeziehen Ihr Datenschutzbeauftragter sollte die Lösung kennen, bevor das erste echte Gespräch erkannt wird. Er braucht vom Anbieter Angaben zum Datenweg, zur Speicherung, zu Unterauftragnehmern und gegebenenfalls den Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Auf dieser Grundlage klärt er die Rechtsgrundlage, die Einträge im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist. Je weniger Daten die Praxis verlassen, desto kürzer ist diese Prüfung meist. Was dabei im Einzelnen zu beachten ist, steht im Artikel [KI in der Arztpraxis und Datenschutz](/de/blog/ki-arztpraxis-datenschutz). ## Patientinnen und Patienten informieren Nach [Art. 13 DSGVO](https://dsgvo-gesetz.de/art-13-dsgvo/) informieren Sie die Patientinnen und Patienten zum Zeitpunkt der Erhebung. Dazu gehören unter anderem der Zweck und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung, die Empfänger, die Speicherdauer, die Rechte der Betroffenen und das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Diese Angaben gehören in die Datenschutzinformation der Praxis, die Sie um die Gesprächserkennung ergänzen. Zusätzlich hilft ein kurzer Aushang im Wartezimmer und in den Behandlungszimmern. Er ersetzt die vollständige Datenschutzinformation nicht, macht die Patienten aber vor dem Gespräch aufmerksam. Ein Beispiel, das Sie an Ihre Lösung anpassen: **Beispiel für einen Aushang:** In unseren Behandlungszimmern nutzen wir eine Software, die das Behandlungsgespräch erkennt und daraus einen Entwurf für Ihre Patientenakte erstellt. Ihre Ärztin oder Ihr Arzt prüft jeden Entwurf, bevor er in die Akte übernommen wird. Die Verarbeitung erfolgt [auf dem Rechner unserer Praxis / beim Anbieter in …], Tonaufnahmen werden [nicht gespeichert / nach … gelöscht]. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Gespräch erkannt wird, sagen Sie es uns bitte. Ihre Behandlung bleibt davon unberührt. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzinformation. ### Einwilligung und Widerspruch im Alltag Ob die Gesprächserkennung auf eine Einwilligung oder auf eine andere Rechtsgrundlage gestützt wird, entscheidet die Praxis mit ihrem Datenschutzbeauftragten. Davon hängt ab, welche Rechte Sie den Patienten nennen müssen, bei einer Einwilligung etwa das Recht auf jederzeitigen Widerruf nach Art. 13 Abs. 2 lit. c DSGVO. Praktisch sollte der Ablauf in beiden Fällen gleich einfach sein. Fragen Sie vor Beginn kurz nach oder weisen Sie auf den Aushang hin. Lehnt jemand ab, bleibt die Aufnahme aus und Sie dokumentieren wie bisher. Legen Sie im Team fest, wo die Ablehnung vermerkt wird, damit sie auch beim nächsten Termin gilt. ## Mit wenigen Behandlungszimmern testen Beginnen Sie mit einem oder zwei Behandlungszimmern und einer Ärztin oder einem Arzt, die Lust auf den Test haben. So bleiben Fehler überschaubar, und Sie lernen die Software unter echten Bedingungen kennen: mit dem Mikrofon an dem Platz, an dem es später steht, mit Nebengeräuschen und mit den Rechnern der Praxis. Planen Sie für den Test einige Wochen ein. In den ersten Tagen geht die Dokumentation eher langsamer, weil alles neu ist. Aussagekräftig wird der Test erst, wenn sich Routine eingestellt hat. ## Vorlagen anpassen und eine Prüfroutine festlegen ### Vorlagen Die mitgelieferten Vorlagen sind ein Ausgangspunkt. Passen Sie Gliederung und Abschnitte an Ihre Akte an, damit die Notiz ohne Umbau in die Praxissoftware passt. Häufig wiederkehrende Formulierungen lassen sich als Textbausteine anlegen. Beispiele für zahnärztliche Notizen finden Sie im Artikel [Dokumentation in der Zahnarztpraxis: Beispiele](/de/blog/dokumentation-zahnarzt-beispiele), die gesetzlichen Anforderungen unter [Dokumentationspflicht beim Zahnarzt](/de/blog/dokumentationspflicht-zahnarzt). ### Prüfroutine Die Verantwortung für die Akte bleibt bei der Ärztin oder dem Arzt. Legen Sie fest, dass jede Notiz vor der Übernahme gelesen wird, am besten direkt nach dem Gespräch und vor der nächsten Patientin. Achten Sie besonders auf Zahlen, Zahn- und Seitenangaben, Medikamente und Dosierungen. Markierte unsichere Stellen werden geklärt oder gestrichen, nicht ungeprüft übernommen. ## Das Team schulen Seit dem 2. Februar 2025 verlangt [Art. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj?locale=de), dass Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, damit ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Für eine Praxis heißt das vor allem: Alle, die mit der Software arbeiten, wissen, was sie kann, wo ihre Grenzen liegen und wie geprüft wird. Eine KI-Schulung für die Arztpraxis muss nicht lang sein. Wichtig sind die Bedienung, der Hinweis an die Patienten, der Umgang mit einer Ablehnung, die Prüfroutine und ein Ansprechpartner bei Problemen. Halten Sie fest, wer wann geschult wurde. Neue Mitarbeitende durchlaufen dieselben Punkte. ## Nach einigen Wochen auswerten Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Ziel, das Sie am Anfang aufgeschrieben haben. Hilfreiche Fragen sind: Wie viel musste an den Notizen korrigiert werden, und an welchen Stellen? Welche Vorlagen passen, welche nicht? Gab es Fragen oder Ablehnungen von Patienten? Wie kommt das Team mit dem Ablauf zurecht? Fällt die Auswertung positiv aus, nehmen Sie weitere Zimmer dazu und übertragen die angepassten Vorlagen und die Prüfroutine. Fällt sie negativ aus, ist das ebenfalls ein Ergebnis. Dann lohnt ein Blick auf andere Bauarten, etwa auf [lokale KI für die Arztpraxis](/de/lokale-ki-arztpraxis), wenn der Datenschutz der Engpass war. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich sind die DSGVO, die KI-Verordnung und die Bewertung Ihres Datenschutzbeauftragten im Einzelfall. ## Häufige Fragen ### Wie lange dauert die Einführung einer KI-Dokumentation? Das hängt von der Praxisgröße und der Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten ab. Planen Sie für die Testphase in wenigen Zimmern einige Wochen ein, bevor Sie die Software in der ganzen Praxis nutzen. ### Wie informiere ich Patienten über die KI? Ergänzen Sie die Datenschutzinformation der Praxis um die Angaben nach Art. 13 DSGVO und hängen Sie zusätzlich einen kurzen Hinweis in Warte- und Behandlungszimmern aus. Vor dem Gespräch genügt dann oft ein kurzer Satz. ### Was tun, wenn eine Patientin nicht möchte, dass das Gespräch erkannt wird? Die Aufnahme bleibt aus, und Sie dokumentieren wie bisher. Vermerken Sie die Ablehnung an einer festgelegten Stelle, damit das ganze Team sie kennt. ### Wie lässt sich Chetti in einer Praxis testen? Mit einem kostenlosen Konto unter [chettiai.de/app](/app). Für Konten laufen Spracherkennung und Sprachmodell im Chetti-Helfer auf dem Praxisrechner, nötig sind ein Windows-PC oder Mac mit Apple-Chip, mindestens 8 GB Arbeitsspeicher und 4 Prozessorkerne. Unterlagen für Ihren Datenschutzbeauftragten finden Sie unter [Compliance](/compliance).